Pelastuslaitokset 10.9.2019

Excel-taulukot historiaan – Kymenlaaksossa työvuorot suunnitellaan henkilöstöhallintaohjelmalla

Tero Vanhamaa (vas.), Juha Tiitinen (kesk.) ovat tyytyväisiä, että Kymenlaakson pelastuslaitoksella työvuorosuunnittelu tehdään nyt siihen tarkoitetun ohjelman avulla. Sampsa Lintunen Etelä-Karjalan pelastuslaitokselta oli lainassa hankkeen projektipäällikkönä.

Tero Vanhamaa (vas.), Juha Tiitinen (kesk.) ovat tyytyväisiä, että Kymenlaakson pelastuslaitoksella työvuorosuunnittelu tehdään nyt siihen tarkoitetun ohjelman avulla. Sampsa Lintunen Etelä-Karjalan pelastuslaitokselta oli lainassa hankkeen projektipäällikkönä.

Excel-taulukot siirtyivät historiaan, kun Kymenlaakson pelastuslaitoksella ryhdyttiin käyttämään henkilöstöhallintaohjelmaa, jossa erityisesti hyödynnetään työvuorosuunnittelua.

Store-ohjelma otettiin Kymenlaaksossa käyttöön kesäkuun alussa. Valmisteluja ja suunnittelua tehtiin viime vuodesta alkaen.

Kymenlaakso haki neuvoa uuden ohjelman käyttöön ottoon naapurilaitokselta Etelä-Karjalasta. Siellä ohjelmaa on käytetty jo vuosikausia. Hyvin tuloksin. Etelä-Karjalan pelastuslaitoksella hanketta vetänyt palopäällikkö Sampsa Lintunen lainattiin projektin vetäjäksi Kymenlaaksoon.

”Halusimme hyödyntää Etelä-Karjalan kokemuksia ja siksi Sampsan asiantuntemus on ollut meille hyödyksi”, pelastuspäällikkö Juha Tiitinen sanoo.

Etelä-Karjalan pelastuslaitoksella on työvuorosuunnittelun ansiosta onnistuttu pitämään resurssit optimaalisina eikä niin sanottua resurssihukkaa ole päässyt syntymään.

”Jos resursseja on tarpeeseen nähden liikaa, se maksaa. Yhden työvuoron kustannukset ovat arkena noin 500 euroa ja viikonloppuisin lähes tuplaten kalliimmat”, Lintunen sanoo.

Etelä-Karjalassa on hukkaprosenttia pystytty neljässä vuodessa laskemaan noin viidellä prosentilla.

Toiminnan optimaalisuutta tavoitellaan nyt myös Kymenlaaksossa. Kun tieto kirjataan omaan ohjelmaan, sitä voidaan hyödyntää suunnittelussa.

”Kysymys on henkilöstöresurssien tehokkaammasta hyödyntämisestä, paremmasta jatkuvasta valmiudesta ja ykkösriskialueen saavutettavuuden turvaamisesta erityisesti Kotkan Karhulan alueella”, palopäällikkö Tero Vanhamaa kertoo.

Samalla tuli kokonaispalkkausjärjestelmä

Samalla kun otettiin käyttöön henkilöstönhallintaohjelma, siirryttiin myös kokonaispalkkausjärjestelmään.

”Sen piirissä ovat vuorokautista työaikaa tekevät paloesimiehet ja palomiehet eli yhteensä 140 henkilöä. Se on sovittu paikallisesti tämän vuoden loppuun saakka, mutta tarkoitus on jatkaa sitä.”

”Ohjelman ja kokonaispalkkauksen ansiosta saamme työvuorosuunnitteluun systemaattisuutta myös riittävän pitkälle ajalle. Työvuoroja voidaan suunnitella talviloma- ja kesälomakaudelle joustavasti etukäteen.

Kymenlaakson pelastuslaitoksella hyödynnetään sovellusta myös muun muassa viikkotarkastus-tablettisovelluksella, jonka on kehittänyt asemamestari Tommi Heino.

Kymenlaakson pelastuslaitos koostuu kahdesta toiminta-alueesta eli Kotkan ja Kouvolan alueista. Ne ovat työvuorosuunnittelussa olleet omat alueensa, mutta nyt on tarkoitus ryhtyä käyttämään tehokkaammin henkilöstön voimavaroja koko pelastuslaitoksen alueella.

”Suurin osa uusien järjestelmien käyttöön otosta onkin koulutusta ja sitä kautta asennemuutokseen vaikuttamista. Ohjelmien teknisten ratkaisujen oppiminen on helpompaa”, Lintunen toteaa.

”Toki tarvitaan koulutusta ja harjoittelua myös siihen, että henkilöstö pystyy työskentelemään tarvittaessa toisilla asemilla, joissa voi olla erilaista kalustoa, kuten esimerkiksi Karhulan asemalla, jonka minimi henkilöstövalmiutta on vahvistettu pelastusryhmäksi.”, Vanhamaa sanoo.

Kokonaispalkkaus auttaa myös tasaamaan työvuoroja. Kun aikaisemmin jopa ylimääräisiä resursseja oli sunnuntaisin ja puolestaan vähemmän maanantaisin, nyt suunnittelun ja palkkauksen avulla resurssit saadaan tasaisemmiksi.

Vuorovahvuus pysyy oikeana

Store-ohjelmaa käyttävät esimiehet. He pitävät huolen siitä, että henkilöstön osalta kaikki tarvittavat tiedot löytyvät uudesta järjestelmästä. Palomiehet pystyvät seuraamaan omia ja työvuoronsa tietoja ja esimerkiksi varmistamaan oman työvuoronsa. Ohjelmaa voi käyttää myös puhelinsovelluksen avulla. Näin tietoja voi seurata kotonakin.

Toimintaa ohjaavat virtuaalisesta resurssitoimistosta päivystysalueiden päälliköt Tero Vanhamaa ja Asko Rouhiainen. Heidän lisäkseen myös päivystävät palomestarit. He huolehtivat, että operatiivista henkilöstöä on päivittäin riittävästi. Ohjelma auttaa siinä ja myös reagoimaan nopeasti tarvittaviin muutoksiin.

”Työaikasuunnittelussa tärkeää on huolehtia siitä, että alueen kaikilla paloasemilla on oikea määrä väkeä. Työaikasuunnittelussa huomioidaan myös pätevyydet. Savusukeltajia, vesisukeltajia, vene-, nostolavamiehiä  ja ensihoitoluvallisia on oltava riittävä määrä jokaisena työpäivänä. Olemme mitoittaneet päivittäisen työvuoron tavoitevahvuudeksi 28 työntekijää ja minimivahvuudeksi 25 työntekijää. Tämän verran meillä pitää olla työntekijöitä päivittäin”, Vanhamaa sanoo.

Juha Tiitinen uskoo, että ohjelman avulla päästään parempaan työvoiman käyttöön ja saadaan karsittua ”excel-ajan” vaivaamat ylimääräiset tehtävät pois. Pelastuslaitoksen koko henkilöstön työaikasuunnitelma ja työaikailmoitus tehdään Store – ohjelmalla.

”Säästöjä ei tavoitella, vaan parempaa palvelua nykyisillä resursseilla.”

Etelä-Karjalassa työvuorosuunnittelun ansiosta kertynyttä ylijäämää on voitu käyttää henkilöstön hyödyksi erilaisten kannustimien avulla.

Sampsa Lintunen huomauttaa, että tällaistenkin järjestelmien käyttöön ottamiseen pitää varata riittävästi aikaa.

”Vähintään kaksi vuotta tarvitaan ohjelman tekniseen toteutukseen ja käyttöön otto ja sen vaatimien prosessien kuntoon saamiseksi.”

Vuodesta 2010 toimialueen päällikkönä toiminut Tero Vanhamaa on tyytyväinen, että ratkaisut on nyt tehty ja käytännön toiminta alkanut.

”Kokonaispalkkauksen ja poikkeusluvan mukaisen 24 tunnin työajan sopimisesta samaan ajankohtaan oli tavoite. Sen avulla olemme saaneet myös työrauhan.”

 

Paloesimies Marko Härmä käyttää ohjelmaa myös kännykässään.

”Voi käyttää missä tahansa”

Paloesimies Marko Härmä on tyytyväinen uuteen ohjelmaan ja sen käyttämiseen.

”Alkukankeuden jälkeen siinä on monia hyviä puolia. Asiat ovat nyt yhdessä paikassa. Ohjelma on selainpohjainen. Voin käyttää sitä missä tahansa älypuhelimen avulla.”

”Voin alkaa kirjata tietoja ylös esimerkiksi harjoituksesta palattaessa jo ajoneuvossa istuessani.”

”Työntekijät pääsevät näkemään ketkä ovat töissä. Kaiken kaikkiaan sen ansiosta tietoa saadaan haettua paremmin.”

”Ohjelmaan kirjataan työpäivän aikana tehdyt asiat. Myös henkilöstön pätevyydet eri tehtäviin kirjataan. Näin kaikki oleellinen tieto on yhdessä paikassa, mistä se voidaan tarpeen vaatiessa tarkistaa.”

Ohjelman lisäksi myös kokonaispalkkausjärjestelmä on Härmän mukaan otettu hyvin vastaan henkilöstön keskuudessa.

”Kokonaispalkkausjärjestelmää henkilöstö on pitkään halunnutkin.

Teksti: Esa Aalto Kuvat: Teemu Heikkilä ja Esa Aalto