Tutkimus ja viestintä 12.5.2023

Laadunhallinta johtamisen ytimessä

Kehittämispäällikkö Vesa-Pekka Tervo ja koordinaattori Terhi Virtanen Hyvil Oy:stä

Kehittämispäällikkö Vesa-Pekka Tervo ja koordinaattori Terhi Virtanen Hyvil Oy:stä

Hyvinvointialueiden palveluiden johtaminen ja toimivat sisäisen valvonnan menettelyt luovat tukevan maaperän pelastustoimen laadunhallinnalle. Hyvinvointialueiden pelastustoimi ja koko pelastustoimen hallinnonala ovat palveluiden johtamisen näkökulmasta uuden äärellä, kun hyvinvointialueet aloittivat toimintansa.

Uusi pelastustoimen järjestämislaki velvoittaa hyvinvointialueita seuraamaan pelastustoimen palvelujen laatua, saatavuutta ja vaikuttavuutta sekä varmistamaan toiminnassaan näiden toteutumisen. Varmistamisen keinoksi on pelastustoimen järjestämislakiin kirjattu vaatimus omavalvonnasta osana lakisääteisten tehtävien ja palvelujen järjestämistä sekä tuottamista. Pelastustoimen tehtävien ja palveluiden osalta kyse on uudesta lakisääteisestä vaatimuksesta. Ne on sovitettava yhteen pelastustoimen palvelutasopäätöksen perusteiden, alueen toimintavalmiuden riski- ja uhka-arvioihin perustuvan suunnittelun ja palvelujen mitoittamisen vaatimusten kanssa. Hyvinvointialueet vastaavat pelastustoimen palvelujen järjestämisestä, tuottamisesta sekä palvelujen laadun, saatavuuden ja vaikuttavuuden varmistamisesta osana omaa toimintaansa sekä sen sisäistä valvontaa hyvinvointialuelaissa säädetyn itsehallinnollisen asemansa mukaisesti.

Pelastuslaitokset käynnistivät kumppanuusverkostossa yhteisen omavalvontamallin valmistelun jo edellisen valmistelukauden aikana syksyllä 2018. Mallin valmistelun toteuttamisen käynnisti pelastuslaitosten tutkimus-, kehittämis- ja innovaatioverkoston sihteeristö ja valmistelun edetessä yhteistä ymmärrystä rakennettiin laajasti eri asiantuntijoiden ja palvelualueiden näkökulmista. Yhteistyön myötä valmistui geneerinen palveluiden johtamisen toimintamalli – pelastustoimen omavalvontamalli, jossa on tunnistettu ja kuvattu pelastustoimen palveluiden laatuun keskeisesti vaikuttavat osa-alueet. Toimintamalli luo hyvinvointialueiden pelastustoimelle yhteiset raamit esimerkiksi riskien- ja poikkeamanhallinnan menettelyiden rakentamiselle sekä yhtenäiset perusteet toiminnan vaikuttavuuden näkökulman huomioimiselle niin päätöksenteon kuin palveluiden suunnittelun osana.

Pelastustoimen yhteisessä palveluiden laadun varmistamisen mallissa tunnistettiin palveluiden laatuun vaikuttavia osa-alueita, joita ei perinteisesti käytetyissä laadunarvioinnin työkaluissa ole ollut mukana. Esimerkiksi tietojohtamisen ja tiedon hyödyntämisen systemaattisten menettelyjen merkitys laadunhallinnan perustana on pelastustoimessa jäänyt aiemmin liian vähälle huomiolle. Tiedolla johtamista tukeva organisaation toimintakulttuuri luo pohjan niin toiminnan avoimuudelle ja läpinäkyvyydelle kuin koko organisaation toiminnan jatkuvalle kehittämiselle. Palveluiden laadun johtamisen tueksi tarvittava keskeinen tieto, sen laatu sekä systemaattiset tiedon hyödyntämisen menettelyt ovat tärkeä edellytys laadun varmistamiselle ja hyvä pohja omavalvonnassa onnistumiselle.

Palveluiden laatu osa johtamisjärjestelmää

Omavalvontamallin valmistelun aikana käyty vuoropuhelu vahvisti yhteistä näkemystä siitä, että palveluiden laadunhallinta ja omavalvonta sen yhtenä varmistamisen keinona ovat osa toimivaa johtamisjärjestelmää. Organisaation johtamisjärjestelmän toimivuus sekä kaikille tasoille ulottuvat laadunhallinnan ja sisäisen valvonnan menettelyt ovat avain toiminnan systemaattiseen jatkuvaan parantamiseen sekä palveluiden tietopohjaiseen kehittämiseen asiakkaiden ja yhteiskunnan eduksi.

Palveluiden johtamisen kannalta oleellisen tiedon hyödyntämiseen sekä dynaamiseen toimialariippumattomaan tietopohjaan satsaamalla voimme luoda uudenlaista palveluiden laatua sekä vastata hyvinvointialueiden järjestämien palveluiden saatavuuden ja vaikuttavuuden parantamisen tavoitteisiin. Mitä vahvemmaksi kasvamme tiedon tuottajina ja hyödyntäjinä, päätöksentekijöinä ja laadun johtajina, sitä kustannustehokkaammin ja ketterämmin kykenemme vastamaan yhteiskunnan ja alati muuttuvan toimintaympäristön tarpeisiin. Palveluiden ja laadun jatkuva parantaminen edellyttää kykyä asettua asiakkaan asemaan, kykyä oppia organisaatioina sekä kykyä tavoitella laajempia kokonaisuuksia -päästää irti sitkeästi juurtuneista toimialakohtaisista rakenteista ja pyrkimyksistä.

Mitä rohkeammin onnistumme luomaan yhteistä näkemystä palveluiden järjestämisen integraatioiden mahdollisuuksista, vaikuttavuuden tavoitteista sekä toiminnan ohjauksen perusteista ja sen laatuvaatimuksista – sitä asiakaslähtöisemmin hyvinvointialueet voivat tulevaisuudessa johtaa järjestämisvastuullaan olevia lakisääteisiä tehtäviä ja palveluita. Tiedon ja toiminnan integraatioiden kautta voimme luoda entistä sujuvampia ja optimoidumpia palvelukokonaisuuksia yli toimialarajojen sekä kykenemme vahvistamaan edellytyksiä aiempaa laajemmalle palveluintegraatiolle tulevaisuuden hyvinvointialueilla.

Jatkuvasti parantuva toimintamalli

Kokosimme tarpeita palveluiden johtamisen toimintamallin jatkokehittämiseksi, ja palautetta mallin sovellettavuudesta vuosina 2019–2022 osana mallin perehdytystilaisuuksia pelastuslaitoksilla sekä liittyen yhteistyötapaamisiin alueilla sosiaali- ja terveystoimen omavalvonnasta vastaavien toimijoiden kanssa. Lisäksi mallin sisällöstä käytiin tiivistä vuoropuhelua eri asiantuntijoiden kanssa niin laadunhallintaan liittyvien käsitteiden, hyvinvointialueiden omavalvontaohjelmien valmistelun, sisäisen valvonnan GRC –varmennustoimintojen kuin hyvinvointialueiden hallintosääntömallin yhteensopivuuden näkökulmista tarkastellen.

Palaute toimintamallin keskeisistä sisällöistä on ollut kannustavaa ja yhteistyötapaamiset ovat osoittaneet, että geneerinen yhteinen toimintamalli on luontevasti yhteensovitettavissa ja tarjoaa jopa kokonaan uusia laadunhallinnan tarkastelun näkökulmia hyvinvointialueiden pelastustoimen ja sosiaali- ja terveystoimen palvelujen laadunvarmistamisen työhön. Yhteistyöhakuisuuden ja avoimen vuoropuhelun kautta pääsimme myös mukaan kehittämistyöhön, jonka kautta uudistettiin sosiaali- ja terveystoimen sektorilla jo aiemmin käytössä ollutta laadun arvioinnin ja varmistamisen standardia (SHQS). Kehittämisyhteistyön kautta syntyi uusia yhteisiä oivalluksia sekä kyettiin muun muassa tekemään näkyväksi aiemmista arviointimalleista puuttuneet riski- ja uhkamalleihin pohjaavat palveluiden suunnittelun lähtökohdat.

Teksti: Vesa-Pekka Tervo ja Terhi Virtanen, Hyvinvointialueyhtiö Hyvil Oy
Kuva: Kimmo Kaisto

Laadun arviointia ja varmistamista

Social and Health Quality Standard (SHQS) on Labquality Oy:n kehittämä ja ylläpitämä laadunhallintajärjestelmä. Standardi pohjautuu kansallisiin sosiaali- ja terveydenhuollon, ja nyt myös pelastustoimen lainsäädäntö- ja viranomaisvaatimuksiin sekä suosituksiin ja yleisiin laadunhallinnan periaatteisiin.

SHQS-standardia hyödynnetään toiminnan itsearvioinneissa, sisäisissä ja ulkoisissa auditoinneissa sekä kehitystyössä organisaation eri tasoilla, mikä tukee organisaation laadunhallintajärjestelmän rakentumista.  SHQS-standardi on sähköisellä alustalla helposti organisaation henkilöstön käytettävissä, mikä helpottaa laadunhallinnan tilannekuvan hahmottumista. Standardia uudistetaan määräajoin vastaamaan sektorin muuttuvaa toimintaympäristöä ja arviointitarpeita. Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen sektorien palvelurakenneuudistuksen sekä uusien lakien, asetuksien ja kansallisten strategioiden myötä standardin vaatimuksia oli tarpeen uudistaa.

Aikaisemman Kuntaliiton, nykyisen Hyvil Oy:n Pelastuslaitosten kumppanuusverkoston asiantuntijat tunnistivat mahdollisuuden kehitysyhteistyölle sektorin muutosten tuomien laatuvaatimusten myötä. Laadunarvioinnin tarve sote- ja pelan sektoreilla on monin kohdin varsin yhtäläinen. Yhteistyössä Pelastuslaitosten kumppanuusverkoston asiantuntijoiden sekä eräiden pelastuslaitosten kanssa kartoitimme yhteisten nimittäjien lisäksi pelastustoimen erityispiirteitä laadunarvioinnin tarpeista. Toimintaympäristöanalyysin tuottaman tiedon lisäksi näitä tunnistettuja pelastustoimen erityispiirteitä ja terminologiaa lisättiin standardin vaatimuksiin. Tähän työhön saimme arvokasta asiantuntija-apua Varsinais-Suomen pelastuslaitokselta.

Seuraavassa vaiheessa kahden pelastuslaitoksen edustajat kävivät uudistettavan standardin ensimmäisen version sisällön läpi ja saimme arvokkaita kommentteja jatkotyöstöä varten. Tämän jälkeen standardin seuraavan version jatkotyöstöön osallistuivat useat sote-sektorin organisaatiot, jotka jo olivat SHQS-standardin käyttäjiä. Sen jälkeen standardin seuraavaa versiota pilotoitiin kahdella pelastuslaitoksella, Keski-Uudellamaalla ja Pohjois-Karjalassa. Pilottiin osallistui lisäksi kahdeksan sote-organisaatiota. Pilotin tulosten pohjalta viimeistelimme standardin tuotantoon menevän version, mitä pilottiorganisaatiot vielä kertaalleen saivat kommentoida. Uudistettu standardi on ollut hankittavissa sote- ja pelastustoimen organisaatioihin alkuvuodesta 2023 lähtien.

Kehittämisyhteistyö pelastuslaitosten kanssa oli antoisaa ja ajatuksia avartavaa. Keskusteluissa nousi esiin monia mahdollisuuksia yhtenäisen laatustandardin käytön hyödyistä kokonaisvaltaisen laadunhallinnan raamina sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen organisaatioissa. Sen nähtiin parhaimmillaan saattavan edistää yhteisen kielen, laadunarvioinnin menettelyjen ja kehittämiskulttuurin syntyä. Se taas tukisi osaltaan kovasti kaivattua sektorien yhteistyön lähentymistä.

Kiitämme lämpimästi pilottiin osallistuneita pelastuslaitoksia Keski-Uudenmaan pelastuslaitosta ja Pohjois-Karjalan pelastuslaitosta yhteistyöstä sekä kehittämistyön ja saadun palautetiedon kannalta arvokkaasta työpanoksesta. Lisäksi suuri kiitos Varsinais-Suomen pelastuslaitokselle asiantuntijakommentoinnista.

Teksti: Susanna Friman, Labquality Oy

Lue lisää